• 引言
• 風險
• 利益衝突
• 聘任前的考慮
• 初步評選
• 初步評選標準
• 工作簡介
• 資訊透明度
• 局限性投標
• 甄選準則
• 標書評估
• 口頭講解
• 標書保安
• 防貪條文

• 資源及費用
• 違約及索償
• 賠償方案
• 工作範圍改動
• 議價
• 不當行為
• 批出合約
• 監察顧問表現
• 表現評核
• 完工後覆核
• 常任顧問
• 付款程序
• 保存記錄

引言

• 以定期合約或逐件工作性質僱用，負責提供專業意見，以協助機構管理層制定政策或作出決策的人士或公司
• 顧問亦會在工程項目中代表機構監察承建商的表現

風險

利益衝突

• 制定清晰政策，要求所有參與聘任顧問的員工，在不同聘任及管理顧問程序中，申報現存及潛在的利益衝突

聘任前的考慮

• 仔細考慮聘用外來顧問的申請
• 制定指引，規定要就申請聘用顧問提供書面理據
• 成立獨立評核小組，由具備有關技術知識的員工及提出申請的部門員工，一同審批申請，確保所有申請均獲公平審核
• 指派高級人員負責審批
• 研究機構內可動用的資源和顧問工作簡介的草稿，在確定本身缺乏所需的專門技術及沒有更具成本效益的方法獲取有關服務時，才聘請顧問

甄選顧問

• 採取初步評選程序，就個別工作範圍編製顧問名單
• 確保名單內有足夠數目的顧問
• 如機構需經常使用顧問服務，應制定一份經專責小組（如投標委員會）審核的核准顧問名單
• 定期檢討顧問名單，以便作出適當的增減
• 根據公平分配原則，例如以輪流等方式從核准名單中選取顧問邀請他們投標，確保名單上所有顧問均獲得相同的競爭機會

• 預先制定初步評選的標準，如公司規模、專業知識、相關經驗等
• 在邀請顧問表達投標意向時，須通知他們有關準則

工作簡介

• 詳細界定工作範圍
• 概述衡量表現和批准付款的準則
• 清楚訂明預期的服務成果、按進度付款的時間表、顧問所需的技術與專長、有關工作所需的員工數目和專業資格
• 應包括對顧問及其員工的操守要求，例如申報利益衝突、避免接受對所監管的承建商提供的利益或頻密款待等

資訊透明度

• 應向所有獲初步甄選的投標者提供相同的資料（如投標表格和指引）
• 提供充分時間，讓投標者準備建議書
• 設定劃一的截標日期和時間
• 機構如認為需要在投標前舉行簡介會，應邀請所有投標者在同一時間出席，務使他們獲得相同的資訊
• 如要對個別投標者提供補充資料，也應將相同的資料發給其他投標者

局限性投標

• 選擇局限性投標必須提供充分理據和妥善記錄，並由具有相關知識的高層員工，最好是由沒有參與建議邀請名單的高層人員組成的小組審批

甄選準則

• 預先釐定甄選準則，如採用評分制的話，亦應制定分數比重及評分標準
• 評分標準須由投標委員會審批
• 將評分標準及分數比重列明在招標文件內，供所有獲初步甄選的投標者參考
• 甄選準則一旦確立，便不能隨便修改。如要修改，應讓所有投標者獲平等機會，修改其所入標書

標書評估

• 由職位較高、具有足夠知識及專長的員工組成小組，進行甄選委任
• 委派一名來自其他工作單位的獨立委員加入小組，確保小組作出公正的決定
• 按既定程序與準則審閱建議書並給予評分（如使用評分制度的話）
• 除了標書所得總分外，亦應記錄個別成員給予的分數

口頭講解

• 如非必要，機構毋須要求顧問口頭講解其建議書內容
• 任何對口頭講解的要求，均應在招標文件中列明
• 除非獲得投標委員會同意，以及所有入標顧問都有相同的講解機會，否則不應在招標後因應個別投標者要求而安排口頭講解

標書保安

• 採取措施，保障標書的安全
• 標書的保安措施包括：規定將標書投進雙重上鎖的投標箱中，標箱鎖匙由一定職級的不同員工保管，並且委派獨立員工監察開啟標箱的過程
• 開標員工應記錄標書的主要內容
• 遲交的標書一概不予受理
• 遲交的標書經記錄基本資料後，應退還投標者，以保障商業敏感資料的機密性

合約協議

• 應包括《防止賄賂條例》的有關條文；申報及避免利益衝突的要求；規定顧問、其員工、代理人及分判顧問在專業道德方面須遵守認可的操守指引
• 要求顧問在接受聘任時申報所有潛在的利益衝突

• 協議條文應列明顧問須提供的所有資源，並就機構需要提供的人力及資訊支援作出建議
• 清楚訂明可獲償還的支出及其限額、時薪、最低收費、付款方法及限期
• 要求顧問準時提交帳單資料，以便安排付款
• 盡量註明收費上限，以防出現超額收費

• 容許僱用機構就任何未完成、耽延或遺漏的工作扣減或延遲付款，直至服務圓滿完成為止
• 加入條文，釐定處理爭議、索償等事宜及因違約而需終止合約的安排

• 要求顧問公司按機構的風險保障政策，向機構認可的保險公司購買合適的賠償保險，就潛在的索償情況提供適當的賠償保障

工作範圍改動

• 顧問合約應清楚界定可以擴大工作範圍的情況，以免顧問因工作延誤或其他錯失而獲准延長完工時限
• 機構應在考慮開支因素後設立正式程序，審批有關延期完工及改變工作範圍的申請
• 設定不同職級人員可審批的財務上限
• 如牽涉較高的金額，機構應設立小組批核有關延期完工及改變工作範圍的申請

議價

• 議價工作應按既定的方式進行
• 最好由至少兩名人員共同參與
• 經協商的合約條文應詳加記錄，以便向有關人員問責，以及在需要時由獨立第三者作出審核
• 在議價後所作的甄選報告及建議，應概述不同建議的優點與缺點

不當行為

• 提醒員工不可透露其他建議書中的技術或知識產權資料，以免對方借助這些資料改善其標書內容
• 員工不可：
  • 通知投標者必須出價至某程度，方可獲進一步考慮
  • 通知投標者，相較其他入標價而言，其入標價的高下（但可告訴投標者評標小組認為其標價過高或不切實際）
  • 向個別投標者提供其他投標者的入標價

批出合約

• 要求評標小組或負責人員應對標書進行分析，同時撰寫評估報告，供高層人員或投標委員會作最後審批
• 倘若出價最低者不獲推薦，須有充分理據支持
• 須將甄選結果盡早通知獲選及落選的顧問

監察顧問表現

• 制定評核顧問表現的程序，確保所有往績優良的顧問公司均納入機構的核准名單上
• 規定監督人員須定期就顧問服務作出評核，並按標準格式向高層人員呈交進度或表現報告

• 制定評核程序，以評定表現欠佳的顧問所要採取的相應行動，包括向表現不當的顧問發出書面通知，提出改善建議，以及對持續表現欠佳的顧問發出警告
• 所有通知、警告及改善建議需詳加記錄
• 應考慮終止表現持續欠佳的顧問的合約
• 任何終止合約或制裁行動應詳加記錄，以供日後參考

• 要求督導人員須在協議完結時撰寫顧問整體表現評核報告
• 報告內容應同時顧及合約的複雜程度，並應根據既定的目標或要求，衡量顧問的表現

常任顧問

• 制定程序，規定向以定期協議聘任的常任顧問發出工作的方法
• 顧問工作應以具體指令的形式發出，並須遵守基本合約的一般條款及條件
• 應定期評核常任顧問的工作表現，評核方式可根據工作的性質，以特定時期或工作為單位
• 設定定期合約的期限（通常為二至三年），並在合約結束時，就顧問的表現和是否需要延長聘任期進行檢討
• 如決定續聘顧問，須依循既有條件進行甄選和聘任事宜

付款程序

• 定期編製顧問合約的支出報告，詳列收費詳情、按進度繳付的金額及費用總額，供管理層參閱
• 規定顧問須在要求付款時提供帳目詳情
• 抽查其收費中的墊支項目
• 委派合適的監督人員審核顧問費用開支
• 給予監督人員適當指引，協助他們有效執行審核工作

保存記錄

• 詳細記錄甄選顧問和監督工作的過程，包括標書資料、評估標書準則、有關建議和決定等
• 應對這些記錄進行獨立審核
• 保留一份顧問檔案，逐一列出顧問協議的細節、其工作進度、最後表現報告
• 監察可能重疊的顧問工作及評核成本效益