• 程序指引
• 自動轉帳
• 支票付款
• 零用現金
• 付款記錄
• 監管程序
• 保安責任
• 電腦保安
• 分工
• 崗位輪調
• 內部審核

程序指引

• 制定清晰全面的付款程序指引
• 指引的內容應包括：
  • 有權批核付款及簽署支票的人員職級及其批款限額
  • 因應不同交易金額而採用的付款方法
  • 申請付款的證明文件
  • 用作非經常性付款（如預支款項）的預留款項及附帶付款條件
  • 員工必須按指定付款細則繳付賒欠款項
  • 員工與供應商及承辦商的關係；機構應規定員工申報利益衝突，及禁止員工接受過份奢華或頻密的款待
• 按最新情況，定期檢討及修訂這些指引

付款方法

• 制定自動轉帳名單，詳細列明收款人的資料及其所提供的貨物及服務
• 自動轉帳名單的增刪，應由適當職級人員審批
• 清楚列明每名自動轉帳收款人的轉帳上限、轉帳次數及自動轉帳期限（如適用）
• 授權銀行進行自動轉帳的通知或常設指示，應先由適當職級人員審批
• 定期檢討自動轉帳名單，更新名單上的收款人及付款指示資料

• 規定支票須最少由兩名授權人員一同簽署
• 簽署支票人員不得簽發支票予其本人
• 盡量避免發出現金支票；如有必要，應由指定授權人員簽發
• 支票必須劃線
• 收款人必須為認可供應商
• 不可預先簽發未填寫收款人的支票
• 支票應順序編號，並附註有關付款記錄（如購貨單及發票的號碼），以供參照
• 註銷失效的支票，並保留作核數之用
• 未經使用的支票簿須由未獲授權簽署支票的人員保管
• 清楚記錄所有支票的經辦人員
• 制定程序，確保終止個別人員簽署支票的授權時，即時通知有關銀行

• 採用預墊備用金制度來管理零用現金
• 維持現金備用金額在合理水平並定期作出檢討
• 規定零用現金只可向已墊支費用的員工發放，員工須以書面申領，並夾附經授權人員核實的單據
• 保存授權人員的簽署樣式
• 申領人員須簽名確認收訖款項
• 除非具充分理由，並獲授權人員批准，否則不得預支現金

付款記錄

• 規定付款記錄應夾附以下證明文件：
  • 採購申請的批核文件及訂單副本
  • 供應商的發票或送貨單，列明貨物或服務的詳細資料和應付金額
  • 證明收妥有關貨物或服務的記錄
• 將付款記錄順序編號，並與會計帳目中的相關付款帳項互相參照
• 禁止塗改付款記錄及帳項，規定任何修改須清楚註明，並由授權人員及／或收款人簡簽確認
• 劃去帳目和記錄中的空白位置，以防止遭人加插虛假資料
• 只可使用發票正本作證明文件
• 保存一份獲授權確認單據人員的簽名式樣
• 記錄發票收訖日期，以便監察處理時間的長短，杜絕無故阻延付款的行為
• 在已付的發票上蓋上「付訖」印鑑，避免重覆付款

監管程序

• 如要開設銀行戶口及委任簽發支票人員，須由高級管理人員批核
• 所有現金及銀行結餘應於總帳項入帳
• 定期互相核對總帳項與分類帳項的帳目
• 每月或每兩月編製付款記錄摘要，以供有關授權人員核實
• 定期編製銀行對帳表及財政報告，供管理人員查閱
• 定期編製開支報告，詳列採購成本，並指出記錄差異及異常開支走勢，以供管理人員參閱
• 訂定付款及會計記錄的保留期限，及指定在保留期屆滿後，有權批准銷�珜o些記錄的人員
• 抽樣檢查零用現金、付款及其他有關會計記錄

保安責任

• 制定保安措施，以防止盜用支票、零用現金及竄改會計記錄等舞弊行為
• 授權指定人員保管這些財物，並提醒他們須對財物的安全負上全部責任

電腦保安

• 限制員工接觸電腦終端機、伺服器及其他儲存媒體
• 利用使用者戶口的權限設定，限制個別員工可使用的電腦資料及系統功能
• 定期核對輸入資料的準確性，及翻查審核追蹤報告，以防資料遭人竄改

分工

• 管理現金帳戶（包括零用現金）
• 製備待簽的支票
• 總帳項及分類帳項會計

崗位輪調

• 制定職員調換崗位的政策，以減少集團式貪污的機會

內部審核

• 就付款程序進行內部審核，以核實員工有否遵從既定程序，並偵察舞弊行為