採購工作

程序

  • 制定書面政策與指引，規管採購工作的程序
  • 向職員公布並清楚解釋有關指引
  • 定期檢討及修訂採購指引

採購申請

  • 使用標準表格提交採購申請
  • 闡明採購申請的審批程序
  • 向所有職員公布有關申請程序
  • 保存一份審批人員的簽字式樣以便核對

認可供應商

  • 編纂一份認可供應商名單
  • 制定將供應商加入名單及/或除名的既定程序
  • 建立評核認可供應商服務質素的制度

報價

  • 列明可以用報價方式進行採購的情況
  • 採取措施以防分拆訂單
  • 進行檢查以確認報價的真實性或拒絕報價的原因
  • 抽查直接採購的貨品價格是否公正合理
  • 制定安全措施，防止報價單遺失及報價資料遭人非法外洩

招標

  • 招標文件內容必須清晰詳盡
  • 招標文件須以核證或掛號郵件寄遞
  • 投標者須確認有意投標或縱使無意投標，亦須作出回覆
  • 保留一份投標總表
  • 投標箱須裝上雙重栓鎖，而鎖匙應由兩名屬適當級別的職員分開保管
  • 訂定適當的開標程序，以及評估標書的準則
  • 甄選結果未公布前，標書內容須予以保密
  • 通知落選投標者甄選結果
  • 就豁免競投招標程序訂立條件與程序

其他

  • 通知各供應商公司對利益衝突和職員收受利益的政策
  • 清晰分工以減低串謀貪污的機會
  • 定期調換職位，除有助職員的事業發展，也可減低可能出現集團式貪污的機會
  • 記錄所有樣本的認收、流動情況和處置方式

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