存貨管理清單

存貨管理政策

  • 制定存貨管理政策
  • 頒佈該項政策供員工遵守
  • 訂定特別書面指引供員工遵守
  • 涵蓋範圍應包括 :
    • 存貨類別
    • 決定存貨水平的因素
    • 政策所採用的存貨制度

存貨記錄

  • 妥善保存一份完整記錄，列明各類貨品的細節如下：
    • 各類貨品的編號及說明
    • 存貨類量及位置
    • 貨品失效日期（如有期限者）
    • 每宗交易的日期及數量
    • 各類貨品的現時存貨量
  • 妥善設計及填寫存貨單以包含交易一切所需資料
  • 應將單據順序存檔，以便查核
  • 應將所有經註銷或更改的交易妥善記錄及予以批核
  • 妥善保存所有存貨記錄
  • 如使用電腦存貨管理系統，應設有限制接達及管制功能
  • 實施有效的資訊保安規則

管控與監察

  • 就下列的工序作適當的分工：
    • 發放貨品
    • 接收貨品
    • 更新存貨記錄
    • 更新會計記錄
  • 清晰界定貨倉負責人的職務，並通知有關職員
  • 擬訂貨倉管理或監察的交接程序

接收貨品

  • 設立適當的接收貨品措施
  • 所有收貨單據均須妥善存檔及核實
  • 就處理接收貨品時的特別情況設立政策與程序
  • 制定書面程序，就供應及運送上的問題進行索償

發放貨品

  • 所有出貨單據均須妥善存檔及核實
  • 應按「先入先出」的原則發放貨品
  • 適當監管發放貨品的過程，例如將提貨單上的批核人員的簽名與獲授權批准取貨的人士的簽名樣式互相核對

盤點

  • 進行定期及突擊存貨檢查
  • 制定處理存貨記錄差異的政策及管制程序
  • 訂明有權報銷遺失或損壞貨品的人員職級

棄置貨品

  • 清晰界定可以丟棄的貨品
  • 制定適當的棄置貨品程序

其他

  • 定期輪調工作性質較為敏感（如接收貨品）的職員的崗位
  • 定期檢討貨倉的保安
  • 對處理貨品記錄的電腦系統進行貪污風險分析
  • 對進出貨倉範圍的車輛進行保安檢查

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